Sign in Subscribe

Pracownicy i podwykonawcy - co musisz wiedzieć

Last updated on 

Kiedy Twoja spółka z o.o. jest już aktywna, potrzebujesz zespołu, który będzie tworzył jej produkt. W tym rozdziale handbooka zajmiemy się tematem zatrudniania pracowników i podwykonawców.

Jak widzisz, od początku rozróżniam dwie kategorie osób, które będą wykonywały pracę w Twojej firmie - są to z jednej strony pracownicy, z drugiej strony podwykonawcy.

To rozróżnienie jest istotne, ponieważ najpewniej nie każdy członek Twojego zespołu będzie Twoim pracownikiem. W świecie startupów często nawiązuje się współpracę na zasadach B2B lub umów zlecenia czy dzieła. Osoba wykonująca pracę na podstawie umowy B2B, zlecenia bądź dzieła nie jest pracownikiem, tylko podwykonawcą.
Pracownikiem możemy natomiast nazywać jedynie taką osobę, która została zatrudniona na umowie o pracę i przysługują jej przez to przywileje wynikające z Kodeksu Pracy.

Przyjrzyjmy się dokładnie i po kolei wszystkim sposobom, według których startup może pod kątem prawnym tworzyć swój zespół:

Umowa o pracę

Kiedy zatrudniasz pracownika na umowie o pracę, kupujesz jego czas. W przypadku pełnego etatu jest to konkretnie 8 h, w czasie których będzie realizował zadania. Co charakterystyczne wyłącznie dla umów o pracę, praca jest tu wykonywana pod kierownictwem pracodawcy. Oznacza to, że pracownik nie ma swobody w zakresie realizacji swoich obowiązków. To Ty wskazujesz mu, gdzie i w jakich godzinach ma wykonywać projekt. To Ty wyznaczasz, jakich technologii ma używać przy jego realizacji. Pracownik powinien wobec tego mieć nad sobą menadżera - może być nim osoba zatrudniona do tej roli, a na początku działalności może to być sam właściciel spółki. Ważne, aby ktoś organizował zadania pracownika, ponieważ jeśli pracownik jest do naszej dyspozycji przez wykupiony czas - to nawet jeśli będzie się obijał, należy mu się wynagrodzenie, bo pozostawał do naszej dyspozycji w miejscu pracy. Dokładnie jak w tym słynnym przysłowiu „czy się stoi czy się leży, kasa się należy”.

To, że w przypadku umów o pracę, praca jest realizowana pod kierownictwem pracodawcy, ma jeden bardzo ważny skutek. Chodzi o tzw. odpowiedzialność ekonomiczną, którą ponosi pracodawca, a nie pracownik. Z punktu widzenia Kodeksu Pracy wszelkie błędy pracownika są winą pracodawcy - dlatego, że to on ponosi odpowiedzialność za podwładnych, którymi kieruje.

W umowie o pracę np. z programistą nie zawrzemy wobec tego kary umownej za przygotowanie wadliwego oprogramowania. Byłoby to sprzeczne z Kodeksem Pracy. .

Musisz wiedzieć, że umowa o pracę daje pracownikowi wiele uprawnień i znacząco zwiększa obowiązki spółki względem zatrudnionego na takiej umowie członka zespołu.

Uprawnienia pracownika wynikające z umowy o pracę to m.in.:

  • prawo do płatnego urlopu
  • prawo do odszkodowania w przypadku naruszenia przez pracodawcę przepisów związanych z równym traktowaniem i mobbingu
  • prawo do wynagrodzenia w przypadku odwołania ze stanowiska — po rozwiązaniu umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia pracownikowi w okresie wypowiedzenia należy się wynagrodzenie
  • prawo do powrotu do pracy po urlopie bezpłatnym — po zakończeniu urlopu bezpłatnego pracodawca ma obowiązek przywrócić pracownika na to samo stanowisko (lub stanowisko z nie mniejszym wynagrodzeniem)
  • prawo do urlopu rodzicielskiego - 32 lub 34 tygodnie

Ponadto, jeśli pracownik choruje musimy zapłacić z konta firmy za pierwsze 33 dni L-4 pracownika, bo dopiero po tym czasie płatności za wynagrodzenie chorobowe przejmuje ZUS.

Jeśli chodzi o szerokie obowiązki pracodawcy względem pracownika, to przede wszystkim jest to ciężar finansowy. W przypadku umowy o pracę często posługujemy się pojęciem „całkowitego kosztu pracodawcy”. Do wynagrodzenia brutto należy doliczyć zazwyczaj 21%, w zależności od wysokości składki wypadkowej. Jeżeli pracownik „zarabia” 1000 zł brutto to nasz koszt jako pracodawcy, wynosi 1200 zł. Pracownik na rękę otrzymuje z tej kwoty około 850 zł. Do tego wszystkiego należy dodać koszty związane z obsługą administracyjną kadr i płac, korespondencji z ZUS-em, zwolnieniami lekarskimi, uprawnieniami rodzicielskimi, zgłaszaniem i wyrejestrowywaniem pracowników z ZUS-u itd. To są koszty, których wprost się nie liczy, ale których trzeba mieć świadomość. Jest to bowiem czas, który nie jest efektywnie wykorzystywany do rozwoju firmy, lecz przeznaczany na masę formalności.

Rodzaje umów o pracę

Dzisiaj mamy 3 główne rodzaje umów o pracę:

  1. na okres próbny
  2. na czas określony
  3. na czas nieokreślony

Ad. 1

Umowa na okres próbny nie może trwać dłużej niż trzy miesiące
– czyli umowa zaczynająca się 1 września kończy się 30 listopada. Mamy pełne prawo do zawarcia umowy próbnej na okres krótszy, np. na jeden miesiąc, jednak nie możemy dać pracownikowi później drugiej umowy na kolejne dwa miesiące. Musi to być umowa na maksymalnie trzy miesiące, której nie można podpisywać więcej niż raz. Wyjątkiem może być sytuacja, kiedy, na przykład, zatrudniliśmy osobę na stanowisko asystentki zarządu i po trzech miesiącach stwierdziliśmy, że kompletnie nie nadaje się do tego typu pracy, ale świetnie radzi sobie ze sprawami księgowymi. Możemy dać jej jeszcze raz umowę na okres próbny, dlatego że jest ona związana z innym stanowiskiem pracy.

Jeśli pracownik się nie sprawdzi, musimy pamiętać o terminach wypowiedzenia umowy na okres próbny. Jeżeli okres próbny trwa pomiędzy dwoma tygodniami a trzema miesiącami, to wypowiedzenie wynosi tydzień. Wszystkie wypowiedzenia liczy się od niedzieli do soboty, więc dając pracownikowi wypowiedzenie w piątek, od pierwszej niedzieli do kolejnej soboty mija jeden tydzień. Jeżeli umowa na okres próbny trwa dokładnie trzy miesiące, to okres wypowiedzenia wynosi dwa tygodnie. W tym przypadku również liczmy go od niedzieli do soboty.

Ad. 2

Umowa o pracę na czas określony może być zawarta maksymalnie na 33 miesiące - do tego czasu nie wlicza się okresu próbnego. Możemy podpisywać tzw. umowy odcinkowe - np. na rok, na rok i na rok, jednak nie może być ich więcej niż 3. Są więc dwa warunki: okres zatrudnienia na umowie na czas określony nie może być dłuższy niż 33 miesiące i ilość umów musi być mniejsza lub równa trzem. Okresy wypowiedzenia umów na czas określony wynoszą tyle samo, co w przypadku umów zawartych na czas nieokreślony. Jeżeli staż pracy pracownika w danej firmie wynosi do sześciu miesięcy to okres wypowiedzenia wynosi dwa tygodnie (od niedzieli do soboty). Między 6. miesiącem a 3. rokiem stażu pracy okres wypowiedzenia wynosi jeden miesiąc, licząc pełne miesiące kalendarzowe. Nawet, jeśli damy wypowiedzenie 28 października, to zaczyna ono biec od 1 listopada do 30 listopada. Natomiast dając wypowiedzenie 1 listopada obowiązuje od 1 grudnia do końca grudnia. Jeżeli staż pracy pracownika wynosi więcej niż trzy lata, to okres wypowiedzenia równa się trzem pełnym miesiącom.

Umowy na okres próbny i na czas określony mogą zostać rozwiązane bez powodu. W przypadku umowy na czas nieokreślony musi istnieć powód jej wypowiedzenia, który umieszcza się na dokumencie z wypowiedzeniem. Takim powodem może być porozumienie stron, gdy wypowiedzenie jest wynikiem ustaleń między pracownikiem a pracodawcą albo może to być np. redukcja etatów czy zmiana struktury organizacyjnej firmy.

Możesz teraz zadać pytanie, co się stanie, jeśli umowa na czas określony trwa więcej niż 33 miesiące?

Warto wiedzieć, że wtedy automatycznie staje się ona umową na czas nieokreślony.

Ad. 3

Umowa o pracę na czas nieokreślony polega na tym, że mamy datę początkową jej trwania, ale nie określamy daty końcowej. A więc trwa tak długo, aż któraś ze stron (pracodawca lub pracownik) nie podejmie decyzji o jej wypowiedzeniu. W przypadku, jeżeli to pracownik zdecyduje się wypowiedzieć taką umowę, nie musi podawać powodu jej rozwiązania. Okresy wypowiedzenia przy umowie na czas nieokreślony są, jak już wspomniałam, identyczne jak dla umowy o pracę na czas określony.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia

Umowę o pracę, jak już wiesz, rozwiązuje się w drodze wypowiedzenia. Może je złożyć pracownik lub pracodawca. Jeśli rozstanie przebiega pokojowo, czekamy na upływ okresu wypowiedzenia i życzymy sobie wzajemnie powodzenia. Są jednak przypadki, gdy umowa o pracę zostaje rozwiązana natychmiast - bez zachowania okresu wypowiedzenia. Ma to miejsce w ekstremalnych sytuacjach, gdy jedna ze stron umowy wyraźnie narusza swoje obowiązki, np. pracodawca spóźnia się z wypłatą wynagrodzenia, a pracownik - np. przychodzi do pracy pod wpływem alkoholu.

Niestety, nie możemy pracownika zwolnić natychmiast w przypadku lżejszych przewinień - takich jak notoryczne spóźnianie się do pracy, błędy czy wszczynanie konfliktów w zespole. W takim przypadku, żeby bezpiecznie dla nas zwolnić pracownika, powinniśmy mieć dowód, że daliśmy mu szansę na poprawę. Najlepiej w postaci rozmowy służbowej, po której zostaje sporządzona notatka, którą dajemy mu do podpisu. To zabezpieczenie na wypadek, gdyby pracownik pomimo złego wykonywania swoich obowiązków, chciał podważać wręczone mu wypowiedzenie.

Trzeba też przywiązywać szczególną uwagę na sam moment wręczenia wypowiedzenia: zdarzają się pracownicy roszczeniowi, którzy mogą nie chcieć podpisać wypowiedzenia i iść na „lewe” L-4.
Z tego względu warto podczas wręczania wypowiedzenia mieć świadka, który w razie problemów podpisze oświadczenie, że wypowiedzenie zostało skutecznie pracownikowi wręczone. Oświadczenie takie ma moc prawną i zapobiega ucieczce zwolnionego pracownika na fikcyjny urlop zdrowotny.
Trzeba jednak również pamiętać, że podpisanie wypowiedzenia czy obecność świadka przy jego wręczeniu jest tylko potwierdzeniem skutecznego doręczenia wypowiedzenia. Pracownik zawsze ma prawo się od niego odwołać do sądu pracy, jeśli będzie chciał wykazać, że zwolniono go bez powodu.

Podsumowując, umowa o pracę jest najbezpieczniejszą formą zatrudnienia dla pracownika i najbardziej wymagającą dla pracodawcy.

Pomimo wielu niedogodności, w mojej ocenie software house powinien zatrudniać część swojego zespołu na umowach o pracę, aby skorzystać z dostępnych możliwości optymalizacji podatkowej. Wszystkiego na ten temat dowiesz się z modułu Optymalizacja podatkowa software house’u, a teraz przejdziemy do zatrudniania podwykonawców.

Umowa zlecenia

Wśród umów cywilnoprawnych, na podstawie których zatrudniamy podwykonawców, najpopularniejsza jest tzw. umowa zlecenia.

W przeciwieństwie do umów B2B, umowę zlecenia, podobnie jak umowę o dzieło zawiera się z osobami, które nie posiadają działalności gospodarczej, a którym zlecamy wykonywanie określonych czynności. Członek zespołu zatrudniony na umowie zlecenia nie zobowiązuje się do dostarczenia jakiegoś konkretnego rezultatu, a jedynie do starannego działania. Nie mamy tutaj jednak takiej kontroli nad działaniem członka zespołu, jaką mieliśmy przy umowie o pracę. Umowa zlecenia jest formą umowy bez podległości służbowej - nie ma w niej kierownika i podwładnego. Z tego względu jako zleceniodawca nie możemy dysponować czyimś czasem; zamiast tego umawiamy się na wykonywanie określonych czynności za określone wynagrodzenie. To ta druga strona przedstawia nam harmonogram swojej dyspozycyjności.

Umowa zlecenia jest pod wieloma względami umową problematyczną. Prawnicy zajmujący się prawem pracy często żartują, że umowa zlecenia to ni pies ni wydra.

Z jednej strony umowa ta jest oskładkowana ZUS, co zbliża ją do umowy o pracę.

Obecnie mamy kilka rodzajów składek: emerytalną, odpowiadającą za naszą przyszłą emeryturę, rentową, zapewniającą wynagrodzenie w przypadku niezdolności do pracy na wskutek utraty zdrowia; chorobową, gwarantującą płatne zwolnienie lekarskie oraz zdrowotną, zapewniającą ubezpieczenie w Narodowym Funduszu Zdrowia. Mamy jeszcze składkę wypadkową, z której wypłacane są odszkodowania i wynagrodzenie chorobowe przy wypadku w pracy oraz Fundusz Pracy, który ma za zadanie aktywizację osób bezrobotnych. Ostatnią częścią składki jest Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, które zabezpieczają wypłatę w przypadku bankructwa lub likwidacji zleceniodawcy.

Składki ZUS w przypadku umowy zlecenia są zależne od statusu i innych źródeł dochodów naszego zleceniobiorcy.

Z drugiej strony zleceniobiorca nie ma standardowych uprawnień, które daje umowa o pracę, jak np. prawa do płatnego urlopu wypoczynkowego.

Ze względu na pewne podobieństwa, zdarzało mi się widzieć umowy zlecenia, które w praktyce były napisane tak, że należałoby je uznać za umowy o pracę. Taka sytuacja może rodzić duże problemy. Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy przedsiębiorca, który zawarł z kimś umowę-zlecenie posiadającą cechy stosunku pracy, podlega karze grzywny w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł.

Żeby uniknąć takiej odpowiedzialności, należy uważać w umowach zlecenia na kilka aspektów.

Przede wszystkim stanowisko. W umowie zlecenia osoba nie
może być zatrudniona na stanowisku – np. testera. Jest to pierwszy sygnał, że możemy mieć do czynienia z umową o pracę. Zamiast tego wpisujemy konkretne czynności. W przypadku testera będą to na przykład: testowanie aplikacji na przeglądarkach desktopowych i mobilnych z wykorzystaniem chmury.

Kolejny aspekt to płatne urlopy. Umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną, a Kodeks Cywilny nie gwarantuje płatnego urlopu zleceniobiorcom. Jeżeli faktycznie pojawi się zapisek o urlopie w umowie to jest to pewna sugestia, że na siłę zastąpiono umowę o pracę umową zlecenia.

Kolejna sprawa to termin wypłaty wynagrodzenia. Przy umowie zlecenia wynagrodzenie jest wypłacane na podstawie wystawionego rachunku. Generalnie przyjęło się, że rachunek powinien być opłacony w terminie 7 lub 14 dni od daty wystawienia – oczywiście pod warunkiem, że zleceniodawca go przyjmuje, a czynności zostały wykonane poprawnie. Nie możemy umieszczać zapisów „wynagrodzenie będzie wypłacane do 10-tego dnia kolejnego miesiąca”. Sugeruje to zapis z umowy o pracę.

Podsumowując, umowę zlecenia możesz wykorzystać zawsze, gdy chcesz zlecić komuś jakieś prace, jednak nie masz potrzeby tych prac nadzorować. Umowy zlecenia nie będą jednak ani kosztami w uldze B+R, ani nie dają nam możliwości korzystania z ulgi IP Box, w zakresie tego, co w ramach nich nabędziemy. Są to istotne argumenty przeciwko ich stosowaniu.

Umowa o dzieło

Podstawowa różnica pomiędzy umową o dzieło a umową zlecenia, to fakt, że jest ona tzw. umową o rezultat. Płacimy za efekt pracy, a nie za staranne działanie.

Przedsiębiorcy nadużywają umów o dzieło, ponieważ nie są one oskładkowane. Z tego powodu umowa o dzieło jest szczególnie narażona na kontrole z ZUSu. Jeżeli ZUS uzna, że umowa o dzieło jest spisana źle lub nie będzie to typowa umowa o rezultat, to może zostać przekształcona w umowę zlecenia i oskładkowana.

Na co zatem zwracać uwagę przy zawieraniu umów o dzieło z podwykonawcami?

Wróćmy do przykładu testera. Testowanie oprogramowania to ewidentnie działanie, a nie wykonanie dzieła. Gdybyśmy na siłę chcieli zatrudnić testera na umowie o dzieło, wpisalibyśmy, że w zamian za wynagrodzenie dostarczy nam np. raport wykrytych defektów. Raport byłby dziełem. Jednak w trakcie kontroli, urzędnik mógłby zainteresować się, jak te defekty zostały wykryte i próbować podważyć status tej umowy jako umowy o dzieło.

Kolejnym aspektem jest rozwiązanie umowy o dzieło. Nie da się jej wypowiedzieć, a jej rozwiązanie polega na tzw. odstąpieniu. Jeżeli otrzymamy dzieło wykonane niezgodnie z umową, bo np. brakuje istotnego elementu albo zostanie przekroczony termin realizacji, musimy je zwrócić a wykonawca musi zwrócić nam wynagrodzenie, jeśli zostanie mu wcześniej wypłacone.

Z tego powodu, warto zapisać w takiej umowie ilość dostępnych poprawek. Jest to przydatne, kiedy przedmiotem umowy o dzieło są np. elementy graficzne, jak UX aplikacji.

Umowę o dzieło polecam stosować właśnie wobec grafików i front-end-developerów, ponieważ ich dzieła nie są stricte oprogramowaniem, a tylko oprogramowanie może być uznane za tzw. kwalifikowane IP w uldze IP Box. Wydatków na pracę grafików i front-end-developerów nie rozliczymy ani w uldze B+R ani w IP Box. Szczegóły na ten temat przedstawię Ci w rozdziale o optymalizacji podatkowej.

Kolejna sprawa, to zdarza mi się widzieć umowy o dzieło, gdzie w przedmiocie umowy jest wpisane „programowanie”, a w wynagrodzeniu stawka godzinowa. Taki zapis oczywiście podczas kontroli spowoduje przekształcenie tej umowy albo w umowę zlecenia albo, co gorsza, w umowę o pracę i jej oskładkowanie.

Umowa o dzieło powinna określać jednoznaczną kwotę, którą zamawiający wypłaci wykonawcy dzieła. Jeżeli dzieliliśmy dzieło na etapy, wtedy też wyceniamy każdy etap jednoznaczną kwotą. Zapis umowy może wtedy brzmieć np.: „za wykonanie dzieła Zamawiający zapłaci 10 tyś. zł, które zostanie wypłacone w następujący sposób: za pierwszy etap 2 tyś., za drugi etap 3 tyś., za trzeci etap 5 tyś.

Co istotne przy umowach o dzieło, których przedmiotem jest np. moduł programistyczny, startup musi koniecznie zawrzeć w umowie zapis o tym, że programista przenosi autorskie prawa majątkowe do dzieła na spółkę. Dzięki temu nie będzie mógł sprzedać tego modułu innej spółce.

Wiemy już, co powinno znaleźć się w treści umowy o dzieło. Pozostaje pytanie, jak rozliczać od tego podatki. Umowa o dzieło nie podlega składkom ZUS, a jedynym wyjątkiem jest sytuacja, w której pracodawca zatrudnia daną osobę jednocześnie na umowę o pracę i umowę o dzieło. W takim przypadku umowa o dzieło jest ozusowana, ponieważ za własnych pracowników płaci się składki.

Umowa o dzieło opodatkowana jest stawką 12%. Podatek odprowadzany jest według progów podatkowych. Od kwoty brutto odejmujemy koszty uzyskania przychodu (KUP) i dopiero później naliczamy podatek. W przypadku umowy o dzieło, koszty mogą wynosić 20% lub 50%. Koszty w wysokości 50% występują właśnie w przypadku programistów, grafików i front-end-developerów.

Jak obliczamy podatek i wynagrodzenie przy umowach o dzieło?

Spójrzmy na case study

Startup podpisał z programistą umowę o dzieło z przeniesieniem praw autorskich

wynagrodzenie brutto = 10 000 zł
koszty uzyskania przychodu = wynagrodzenie brutto x 50%, czyli 5 000 zł
podstawa do podatku = wynagrodzenie brutto – koszty uzyskania przychodu, czyli 5 000 zł
podatek = podstawa do podatku x 12%, czyli 600 zł
wynagrodzenie netto = wynagrodzenie brutto – podatek = 9400 zł

Po skończeniu dzieła wykonawca powinien wystawić rachunek, który jednocześnie jest czymś w rodzaju protokołu zdawczo- -odbiorczego. To moment, w którym firma zamawiająca dzieło akceptuje je dokładnie w takiej formie, w jakiej zostało dostarczone. Na podstawie rachunku wypłacane jest wynagrodzenie; przyjęło się, że ma to miejsce w ciągu 7 lub 14 dni od daty wystawienia rachunku. Rachunek ten nie jest oczywiście rachunkiem fiskalnym. Powinien wyglądać w ten sposób:

Ostatnią ważną rzeczą dot. umowy o dzieło jest to, że od 1 stycznia 2021 r. musimy zgłaszać ją do ZUSu, pomimo że nie jest ona oskładkowana. Jest to spowodowane tym, o czym już wspominałam, czyli nadużywaniem umowy o dzieło przez przedsiębiorców. ZUS kontroluje, czy umowa o dzieło nie jest tak naprawdę umową zlecenia.

Każdą umowę o dzieło należy zgłosić do ZUS-u w ciągu 7 dni od daty zawarcia. Umowę należy zgłosić na specjalnie przygotowanym formularzu przez ZUS – RUD. W formularzu należy zawrzeć dane osobowe i dane ewidencyjne firmy. Dodatkowo należy zawrzeć, jakiego okresu dotyczy umowa oraz wpisać przedmiot umowy.

Umowa o współpracy B2B

Jest to umowa zawierana z podwykonawcą który prowadzi jdg lub spółkę. Jest to umowa o świadczenie usług, więc jej przedmiot jest tożsamy z przedmiotem umowy zlecenia. Podwykonawca nie odpowiada za efekt, tylko za staranne i profesjonalne działanie. W odróżnieniu od umowy zlecenia/umowy o dzieło, umowa B2B może być kształtowana dowolnie, zgodnie z zasadą swobody umów. Tak naprawdę zakres jest bardzo szeroki. Co prawda nie można w umowach B2B określić prawa do urlopu, ale kwestie te można określić zupełnie inaczej - może to być nieodpłatna możliwość powstrzymania się od świadczenia usług. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby podwykonawca na B2B dostawał od startupu różnego rodzaju benefity - może to być karta sportowa, opieka medyczna, lub jakikolwiek inny benefit, który strony uzgodnią między sobą.

Opowiadając Ci teraz, na jakie elementy zwracać uwagę w umowach B2B, będę wspominać również o umowach o dzieło i zlecenia. Chcę, żebyś przy okazji omawiania tej umowy powtórzył i dobrze zrozumiał różnice między wszystkimi dotąd omówionymi opcjami zatrudniania podwykonawców.

Na co zatem należy uważać?

Kwestie związane z urlopem - są bardzo często istotne przy umowach zlecenia, o dzielo i B2B. Z racji tego, że KP ani KC nie przewiduje czegoś takiego jak urlop w przypadku tych umów, Strony tych umów na zasadzie swobody umów próbują uregulować te kwestie samodzielnie. Niestety posługują się terminem, który może być szkodliwy zarówno dla pracodawcy jak i dla podwykonawcy. W pierwszej kolejności należy wskazać, że w przypadku gdy wprost w którejś z tych umów zawrzemy termin urlop, to może dojść do sytuacji, w której umowa ta zostanie przez ZUS czy inspekcję pracy zakwalifikowana jako umowa o pracę. Z drugiej strony jeżeli będziemy w konflikcie z naszym pracownikiem, będzie to dodatkowy argument dla pracownika, żeby wnieść powództwo do sądu o ustalenie stosunku pracy. Jeżeli więc nie możemy posłużyć się termiem urlop to jakim terminem powinniśmy się posługiwać? Bierzmy przykład z branży IT, która radzi sobie z tym problemem w ten sposób, że w umowie z podwykonawcą wskazuje, że ma on prawo do nieodpłatnego wstrzymania się od świadczenia usług. Podwykonawca jest jednak w tej sytuacji poszkodowany - bo zarobi mniej, ponieważ ten okres niewykonywania pracy w przeciwieństwie do urlopu z KP nie jest płatny. Co więc można zrobić? Dogadać się, że proporcjonalnie zwiększymy wynagrodzenie o kwotę odpowiadającą wynagrodzeniu urlopowemu jakie miałby, gdyby pracował w oparciu o umowę o pracę.

Pamiętaj, że podobnie jak przy umowie zlecenia, nazwanie umowy umową B2B nie przesądza o tym, jaką ona faktycznie jest umową. Niepoprawnie napisana umowa B2B może zostać przez Inspekcję Pracy lub ZUS przekwalifikowana na umowę o pracę.
Nie wystarczy więc opatrzyć umowy odpowiednią nazwą żeby zmienić jej kwalifikację. Kodeks Pracy szczegółowo wskazuje, co jest elementami stosunku pracy i faworyzuje ten rodzaj umowy, dlatego że jest najbardziej bezpieczny dla pracownika i wiąże się z największymi obciążeniami fiskalnymi. Jeżeli któryś z elementów stosunku pracy albo jakaś ich kumulacja znajdzie się w umowie innego rodzaju, może dojść do sytuacji, w której organ państwowy w wyniku kontroli zażąda zakwalifikowania takiej umowy jako umowy o pracę. Elementami charakterystycznymi UoPu jest wykonywanie pracy w stosunku podporządkowania oraz w sposób ciągły i powtarzalny. Takich elementów należy unikać w kontraktach innego rodzaju.

Oznacza to, że nie powinniśmy w kontraktach B2B:

  • wskazywać godzin pracy oraz miejsca pracy,
  • wskazywać, że podwykonawca jest zobowiązany do korzystania z naszego sprzętu
  • wskazywać, że podwykonawca będzie realizował nasze instrukcje
  • nie oznaczać terminu obowiązywania umowy, czyli zawierać umowę B2B na czas nieokreślony

Dlaczego to jest aż takie ważne?

Dlatego, że w razie kontroli z inspekcji pracy albo gdy osoba, która już odeszła wniosłaby o ustalenie stosunku pracy, to nagle mogłoby się okazać, że decyzją urzędu wszystkie umowy jakie zawarł Twój startup zostałyby przekwalifikowane na UoPy, a wtedy przygniecie Cię obowiązek zapłacenia zaległych obciążeń fiskalnych z odsetkami i karami. To by była tragiczna sytuacja.

Drugim elementem na który trzeba zwracać szczególną uwagę w umowach B2B i umowach o dzieło, jest kwestia związana z przeniesieniem autorskich praw majątkowych. Wymaga ona szerszego omówienia.

O co dokładnie chodzi z prawami autorskimi?

Program komputerowy, a konkretnie kod źródłowy jest w świetle prawa utworem takim samym jak np. utwór literacki.

Utworem jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia (art. 1 ust. 1 ustawy o prawie autorskim).

Definicja prawna utworu, którą widzisz powyżej pasuje zarówno do powieści, jak i do oprogramowania.

Ma to ważne konsekwencje, bo ustawa o prawie autorskim przyznaje twórcom utworów 2 rodzaje uprawnień: prawa majątkowe i osobiste.

Na czym te uprawnienia polegają?

Prawa osobiste twórcy utworu obejmują:

  • prawo do bycia wymienionym jako autor utworu,
  • prawo do zachowania integralności dzieła,
  • prawo do sprzeciwiania się jakimkolwiek ingerencjom w treść utworu, które mogłyby naruszyć reputację jego twórcy
  • prawo do pierwszego udostępnienia utworu

Praw osobistych programista nie może sprzedać - może jedynie zobowiązać się wobec Twojego startupu do ich niewykonywania. Taką klauzulę powinniśmy zawrzeć w umowie B2B lub umowie o dzieło.

Autorskie prawa majątkowe to z kolei takie, które uprawniają do odpłatnego zezwalania na korzystanie z utworu - wtedy mówimy o licencji, albo sprzedaży utworu, obejmującej te prawa.

Licencja: wyłączna / niewyłączna

Są 2 rodzaje licencji, których można udzielić.

Licencja wyłączna upoważnia jej nabywcę do korzystania z utworu w określony sposób na wyłączność.

Licencja niewyłączna może zostać udzielona wielu podmiotom w takim samym lub zbliżonym zakresie użytkowania, czyli na takich samych polach eksploatacji.

Weźmy sobie case study

Jeśli Twój startup wytworzy np. oprogramowanie służące inżynierom do projektowania samolotów, to może udzielać licencji niewyłącznych na instalację tego oprogramowania na komputerach producentów samolotów. Jednej firmie udzieli licencji niewyłącznej na 5 stanowisk pracy inżynierów, czyli zwielokrotnienie programu na 5 urządzeniach, innej firmie udzieli licencji na 10 stanowisk, a innej na 20. Wszystko to będą licencje niewyłączne.

Z kolei odnośnie licencji wyłącznej Np.: Andrzej Sapkowski upoważnił CD Project do korzystania z jego powieści w produkcji gry Wiedźmin. W czasie obowiązywania licencji wyłącznej twórca nie może udzielić podobnej licencji innej firmie. Co oznacza, że Andrzej Sapkowski nie mógł udzielić kolejnej licencji na wykorzystanie powieści do stworzenia gry innemu producentowi, np. firmie Ubisoft. Jednak, mógł udzielić Netflixowi licencji wyłącznej na ekranizację jego powieści.

Profesjonalnie mówimy, że sposób wykorzystania utworu to tzw. pole eksploatacji. Innym polem eksploatacji jest ekranizacja utworu a innym wykorzystanie go do stworzenia gry komputerowej. Mam nadzieję, że jest to dla Ciebie zrozumiałe.

Idąc dalej, programu komputerowego nie można zekranizować, ale można wykorzystać go na kilka sposobów, czyli na kilku polach eksploatacji. Np.:

  • można go zwielokrotnić poprzez zainstalowanie na wielu urządzeniach
  • można go modyfikować poprzez rozwijanie nowych funkcjonalności albo usuwanie istniejących
  • można go rozpowszechniać na platformach dystrybucyjnych

Pole eksploatacji działa tak, że jeśli programista udzieli licencji wyłącznej na rozpowszechnianie jego programu komputerowego konkretnemu dystrybutorowi, to nie będzie mógł udzielić takiej licencji innemu.

Zapisy umów dot. licencji służą zatem temu, aby określać dozwolony zakres pól eksploatacji programu. Można w takich zapisach np. sprecyzować rodzaj nośników na których można powielać program albo terytorium, na którym można go rozpowszechniać.

Powinieneś dążyć do tego, aby programista sprzedał prawa autorskie do kodu, bo jeśli podwykonawca udzieli Twojemu startupowi tylko licencji na stworzony przez niego program, to możesz z nim robić tylko to, na co zezwala licencja i w zależności od tego, czy jest wyłączna czy niewyłączna. Jeżeli natomiast programista sprzeda Ci swoje autorskie prawa majątkowe, to Twój startup niejako wchodzi w jego rolę. Od tej pory może albo sprzedać te prawa dalej albo udzielać różnych rodzajów i w różnym zakresie licencji na korzystanie np. z aplikacji. Przejdź do kolejnego podrozdziału, aby dowiedzieć się, jak zorganizować przeniesienie autorskich praw majątkowych.