Sign in Subscribe

Optymalizacja przez koszty

Last updated on 

Sposobem pierwszego wyboru na optymalizację podatkową w spółkach, najbardziej popularnym i powszechnie stosowanym są koszty uzyskania przychodu.

Koszty uzyskania przychodów

Najbardziej podstawową metodą na płacenie jak najniższych podatków jest identyfikowanie i rozliczanie tzw. kosztów uzyskania przychodów. Podstawą opodatkowania, czyli wartością od której naliczany jest podatek, jest dochód. Dochód to przychody minus koszty ich uzyskania. Z tego powodu, zaliczanie wydatków spółki do kosztów uzyskania przychodów pomaga płacić niższe podatki.

Wyjaśnię Ci o co chodzi na przykładzie Tomka.

Tomek jest CEO startupu i regularnie zaprasza klientów na spotkania biznesowe. Omawiając ofertę swojej firmy funduje potencjalnym klientom lunch i kawę. Zazwyczaj jest to wydatek rzędu 100 zł i jednorazowo wydaje się zbyt mały, aby prosić restaurację o fakturę. Jednak gdy Tomek przemnożył tę kwotę x 4 spotkania w miesiącu, stwierdził, że w skali roku wydał na spotkania biznesowe 4800 zł. Wydatki te spółka mogła odliczyć od przychodów, gdyby Tomek zbierał faktury.

Historia Tomka pokazuje nam ważną rzecz na temat kosztów uzyskania przychodów. Przede wszystkim, aby dany wydatek można było uznać za KUP, musi być on chociaż pośrednio związany z uzyskiwaniem przychodów.

Postawienie klientowi lunchu na spotkaniu biznesowym, które ma prowadzić do zawarcia umowy, to gest, który sprzyja zawarciu umowy, bo rozmowy odbywają się w miłej atmosferze. Wzrasta prawdopodobieństwo, że potencjalny klient zdecyduje się na współpracę.

Historia Tomka pokazuje nam też jeszcze jedno - otóż bez właściwego udokumentowania kosztu nie możemy go rozliczyć.

Zapamiętaj więc, że:

Można odjąć od przychodu koszty poniesione w celu:

- osiągnięcia przychodów,
- zachowania
albo
- zabezpieczenia źródła przychodów,
pod warunkiem ich właściwego udokumentowania.

Istnieją koszty działalności, które ustawodawca wyłączył z KUP. Ich listę znajdziesz w art. 16 ustawy o CIT, jednak ja pragnę przedstawić Ci te koszty, które bezpiecznie możesz zaliczyć do kosztów podatkowych.

Zapamiętaj, że każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, niewymieniony w art. 16 uCIT, może być uznany za koszt, pod warunkiem jego właściwego udokumentowania.

Dalej, skoro kosztem uzyskania przychodu może być nawet faktura za usługę gastronomiczną w czasie spotkania biznesowego, to co z wydatkami na sprzęt czy auta firmowe?

Rzućmy okiem na najczęściej występujące, znacznie bardziej oczywiste, wydatki w działalności startupu, które można uznać za KUP.

BIURO

  • koszty najmu biura, najem biurek coworkingowych
  • opłaty eksploatacyjne i media
  • meble i akcesoria biurowe

ELEKTRONIKA I TELEKOMUNIKACJA

  • komputery i urządzenia peryferyjne
  • części komputerowe (np. procesory, płyty główne, dyski twarde, karty graficzne)
  • oprogramowanie (licencje np. programy antywirusowe, JETBrains, płatne wtyczki, konta w chmurze, konta developerskie)
  • smartfony, tablety, drony, służące do pracy i testów oprogramowania
  • drukarki, urządzenia wielofunkcyjne
  • abonament telefoniczny i Internet
  • serwery

PROMOCJA

  • utrzymanie strony internetowej
  • znak towarowy
  • usługi marketingowe świadczone przez zewnętrzne firmy
  • reklama w mediach społecznościowych i innych miejscach
  • udział w eventach branżowych i organizacja takich eventów

EDUKACJA I SZKOLENIA

  • szkolenia branżowe dla pracowników
  • kursy językowe dla pracowników
  • prasa i literatura branżowa
  • konsultacje i usługi doradcze

WYDATKI SAMOCHODOWE

  • amortyzacja aut służbowych
  • leasing samochodu (raty leasingowe)
  • najem samochodu
  • przeglądy i usługi serwisowe
  • naprawy i części zamienne
  • zakup paliwa
  • opłaty za autostrady
  • opłaty parkingowe
  • ubezpieczenie samochodu OC, AC, NNW, GAP
  • odsetki od kredytu związanego z zakupem samochodu
  • Niestety, rozliczanie wydatków samochodowych podlega różnego rodzaju limitom, szczególnie jeśli samochód służbowy jest wykorzystywany zarówno do celów firmowych jak i prywatnych. Jest to temat skomplikowany, a przepisy w tym zakresie zmieniają się jak w kalejdoskopie. Polecam Ci uważnie śledzić zmiany prawa w tym zakresie oraz zasubskrybować prawo_w_startupie, aby być na bieżąco, bo jest to temat, który wkrótce dokładnie omówię.

PODRÓŻE SŁUŻBOWE I WYDATKI KOMUNIKACYJNE

  • diety
  • noclegi
  • bilety lotnicze, autobusowe, pkp, przejazd uberem

POZOSTAŁE

  • wydatki na usługi księgowe
  • koszty prawne działalności
  • składki na ubezpieczenia społeczne pracowników
  • wynagrodzenia pracowników, podwykonawców, zleceniobiorców itd.
  • prowizje od sprzedaży dostępów do aplikacji (np. w sklepie Google Play, AppStore)

To tylko najpopularniejsze koszty, bo jak wiesz kosztem jest każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów. Spółka może więc odliczyć od przychodu olbrzymią ilość kosztów, jeśli - jak już wspomniałam - są one właściwie udokumentowane.

Jak powinno zatem przebiegać dokumentowanie wydatków i o czym należy w tym kontekście pamiętać?

Aby prawidłowo dokumentować wydatki firmy, należy wykonać 2 kroki:

1. ustalić właściwy dokument potwierdzający koszt oraz co powinno znaleźć się na dokumencie

2. opisać dokument i zgromadzić dokumenty powiązane

Ad. 1. Ustalenie dokumentu właściwego do potwierdzenia kosztu

Chodzi tu o tzw. dowody księgowe, które stwierdzają dokonanie transakcji. Te dowody mogą pochodzić od kontrahentów - np. faktury i umowy, ale mogą to być też dowody wewnętrzne, jak np. karty podróży służbowych.

Katalog dowodów księgowych jest otwarty. Oznacza to, że jako dowód księgowy należy dopuścić wszystko, co przyczynia się do wyjaśnienia transakcji. Np. jeśli pracownik nie pobiera z hotelu faktury, można dopuścić jako dowód księgowy potwierdzenie rezerwacji wydrukowane z portalu bookingowego.

Jednak w przypadku każdego takiego dowodu ważne jest, aby zawierał pewne kluczowe elementy. W szczególności są to nazwa nabywcy czyli spółki oraz jej NIP, data wystawienia dowodu oraz wartość usługi.

Z tego względu, np. paragon fiskalny, który nie pozwala zidentyfikować stron transakcji - nie może stanowić dowodu poniesienia kosztu uzyskania przychodu.

O tych elementach należy pamiętać również przy sprawdzaniu faktur, ponieważ może okazać się, że również w fakturze ich zabranie!

Przykładowo, organy podatkowe odmówiły spółce uznania za dowód księgowy samodzielnie generowanej faktury z menadżera reklam Google AdSense.

„Wnioskodawca w swojej działalności wykorzystuje usługę Google AdSense, która polega na dostarczaniu firmom przestrzeni na stronach internetowych w celach reklamowych. Wnioskodawca fakturę generuje samodzielnie, pobierając ją z Menadżera Reklam. Wnioskodawca nie ma tam możliwości wpisania samodzielnie daty wystawienia, jak również nie jest ona automatycznie generowana na pobranym dokumencie. Na fakturze widnieje tylko data płatności, metoda płatności oraz identyfikator płatności, który umożliwia sprawdzenie za co została naliczona opłata. Wobec tego, nie można uznać owej faktury za dowód księgowy.”

(Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej sygn. 0114-KDIP3-1.4011.451.2017.1.ES.)

Ad. 2. Opisanie dokumentu oraz zebranie dokumentów powiązanych

Dobrze wystawiona faktura to dopiero pierwszy krok do właściwego dokumentowania kosztu. Każdy dokument, który trafia do księgowości, czy to faktura czy inny dowód, powinien być opisany w taki sposób, aby w razie kontroli podatkowej można było łatwo się nim posłużyć. **W opisie dowodu powinniśmy zatem zawrzeć istotne informacje, których nie ma w jego treści. **

Wyobraź sobie taką sytuację…

Pracownik dostarczył spółce fakturę za usługi marketingowe. Faktura została opatrzona lakonicznym opisem „Koszty działalności promocyjnej”.
W czasie kontroli 3 lata później urzędnik zainteresował się, jaki dokładnie koszt został poniesiony. Czy była to usługa oklejenia auta znakiem firmowym, czy reklama w mediach społecznościowych, czy organizacja konkursu rekrutacyjnego dla absolwentów informatyki?
Niestety, nikt w firmie nie potrafił powiedzieć, jaka usługa została w tamtym czasie nabyta i czemu służyła. Wobec tego organ podatkowy wyłączył ten wydatek z KUP.

W tym kejsie pojawia się istotne zagadnienie, które wymaga omówienia i które pokazuje, dlaczego opisanie dowodu księgowego ma duże znaczenie.

Wiesz, że aby uznać wydatek za KUP, musi mieć co najmniej pośredni związek z uzyskaniem przychodu, zabezpieczeniem albo zachowaniem źródła przychodu. To na spółce ciąży zatem obowiązek wykazania, że wydatek faktycznie potencjalnie wpływa np. na wzrost przychodów. Gdyby, w naszym kejsie, faktura za usługi promocyjne, została opisana jako faktura za reklamę w mediach społecznościowych, urzędnik nie miałby podstaw wykluczyć ten wydatek z kosztów podatkowych. Reklama przekłada się bowiem na wyższe przychody.

Wiesz już, co oznacza związek kosztu z uzyskaniem przychodu, ale być może zastanawiasz się co oznacza, że celem kosztu jest zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Istnieje wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, który wyjaśnia ten temat.

„Koszty ponoszone w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, to koszty ponoszone w celu utrzymania w sprawności źródła przychodów, jego uchowania i uchronienia tak, żeby mogło funkcjonować w przyszłości”.

  • wyrok WSA w Warszawie, sygn. III SA/Wa 2952/12

Jak możemy przełożyć treść tego wyroku na praktykę?

Na przykład tak:

Startup zawarł umowy o zakazie konkurencji ze swoimi pracownikami. Jeden z pracowników zwolnił się, a z tytułu umowy o zakazie konkurencji przysługiwało mu odszkodowanie za wykonanie tego zakazu, którym było powstrzymanie się od świadczenia pracy na rzecz głównych konkurentów spółki. Startup wypłacił programiście odszkodowanie w ustalonej zgodnie z umową wysokości.

Umowa o zakazie konkurencji ma na celu ochronę ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wypłata odszkodowania ma zatem na celu zabezpieczenie przed wpływami konkurencji, i w ten sposób zabezpiecza źródło przychodów. Z tego względu, wartość odszkodowania wypłaconego pracownikowi może stanowić koszt uzyskania przychodów.

Z kolei przykładem zachowania źródła przychodów jest np. poniesienie wydatków związanych z rozwiązaniem niekorzystnej albo przynoszącej straty umowy. Skoro taka umowa drenuje budżet firmy albo nie daje perspektyw na adekwatny do wysiłku wkładanego w jej realizację zysk, możemy uzasadniać, że rozwiązując ją, chronimy się przed potencjalnym bankructwem. Najczęściej wycofanie się z umowy wiąże się z zapłatą kary umownej i taką karę możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli wcześniejsze rozwiązanie umowy jest dla nas bardziej korzystne niż gdybyśmy kontynuowali jej realizację.

Koszty uzyskania przychodów - spory z fiskusem

Na podstawie tego, co dotąd przeczytałeś, mógłbyś pomyśleć, że nawet najmniejszy związek kosztu z przychodem da się uzasadnić. Niestety, istnieją liczne przypadki sporów fiskusa z podatnikami co do możliwości rozliczenia niektórych kosztów. Spory te możemy śledzić w interpretacjach indywidualnych Dyrektora KIS, który jest organem przeznaczonym do wyjaśnienia przepisów prawa na prośbę podatników.

Częstym takim sporem, istotnym moim zdaniem z punktu widzenia startupu jest spór dot. imprez integracyjnych dla pracowników. Integracja wpływa na polepszenie relacji między pracownikami i ich wypoczynek, a co za tym idzie efektywność, która przyczynia się do lepszych wyników biznesowych. Z tego powodu uznaje się, że wydatki na imprezy integracyjne można zaliczyć do KUP. Linia interpretacyjna fiskusa zmienia się jednak w zakresie tego, jakie koszty imprez można rozliczyć. Fiskus raz pozwala wliczać w koszta dość ekstrawaganckie wydatki jak jazdę quadami, a innym razem mocno limituje zakres kosztów. Dochodzi też do takich absurdów, że Dyrektor KIS w jednym dniu wydaje interpretację odmawiającą możliwości zaliczenia do KUP wydatków imprezy, jeśli zostały poniesione na osoby współpracujące z firmą B2B, a nie zatrudnione na umowie o pracę, zaś w następnym dniu wydaje interpretację w której pozwala zaliczyć do KUP wydatki z imprezy poniesione nawet na osoby z firmą niewspółpracujące.

Jest to działanie organu sprzeczne z jego przeznaczeniem, bo celem powołania Dyrektora KIS było m.in. ujednolicenie rozumienia prawa w Polsce.

Co zatem robić w sytuacji, kiedy nie jesteśmy pewni, czy dany koszt w naszej spółce możemy rozliczyć jako KUP?

Paradoksalną, ale właściwą odpowiedzią na to pytanie jest - uzyskać interpretację indywidualną. Interpretacja podatkowa jest takim dokumentem wydawanym przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej na wniosek podatnika, który zawiera ocenę stanowiska podatnika, co do jego praw i obowiązków w konkretnym przypadku rozliczenia podatku. Niezależnie od tego, jakie inne interpretacje indywidualne organ wyda w sprawach podobnych do naszej, jeśli uzyskamy pozytywną interpretację możemy bezpiecznie rozliczyć wydatek w KUP.

Jeśli otrzymamy negatywną interpretację, zawsze możemy zaskarżyć ją do wojewódzkiego sądu administracyjnego, a w kolejnej instancji do NSA. Warto to robić, ponieważ sądy często wykazują się pro-obywatelskim nastawieniem. W przypadku kosztów uzyskania przychodów sądy zwracają szczególną uwagę na profil prowadzonej przez podatnika działalności.

Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego to do podatnika należy decyzja o ekonomicznej racjonalności wydatku. Mówi o tym wyraźnie ważny wyrok z 11 lipca 2013 r., sygn. II FSK 2279/11, gdzie sąd wyraził takie stanowisko:

„Organy podatkowe nie są upoważnione do oceny ekonomicznej zasadności działań, które podejmuje podatnik. Brak jest podstaw do tego, żeby eliminować określone koszty z powodu ich irracjonalności czy nieprzydatności. O przydatności i racjonalności wydatków decyduje podatnik uwzględniając także ryzyko gospodarcze w swojej działalności”.

Jaki jest rezultat stosowania tego podejścia przez sądy?
Na przykład taki, że sąd administracyjny uznał, iż Spółka może wrzucić w koszta wydatek na najem samolotu, w celu przelotu zagranicznych kontrahentów na spotkanie biznesowe. Sąd wydając taki wyrok, stwierdził że fiskus nie jest biznesmenem i nie powinien oceniać racjonalności tego wydatku, bo nie zna zwyczajów ani uwarunkowań biznesowych branży, w której działa podatnik.

Z optymalizacją podatkową w startupie poprzez uwzględnianie kosztów związany jest jeszcze jeden temat - kolejna metoda obniżania zobowiązań podatkowych, jaką jest tzw. ulga B+R.

Ulga badawczo-rozwojowa

Jasnym jest, że kiedy prowadzimy spółkę, podobnie jak w jednoosobowej działalności gospodarczej, ponosimy różne koszty jej działalności, np. koszty wynagrodzeń pracowników czy sprzętu na którym oni pracują. Im więcej wydamy w celu wypracowywania przychodu, tym niższy będzie nasz dochód do opodatkowania.

Ulga badawczo-rozwojowa jest tzw. ulgą kosztową, która faworyzuje pewne kategorie wydatków poniesione w celu rozwijania innowacyjnego produktu, jakim może być np. program komputerowy. W jaki sposób to robi? Bardzo prosto: pozwala potraktować te wydatki jako koszty podatkowe dwukrotnie - najpierw jako zwykłe koszty uzyskania przychodu, a następnie jako tzw. koszty kwalifikowane w działalności badawczo-rozwojowej. Co więcej, w przypadku wynagrodzeń pracowników odliczamy te wydatki w wysokości 200% ich wartości. Upraszczając, można powiedzieć, że w rezultacie, jeden koszt wynagrodzenia pracownika zostaje odliczony od przychodu według 300% jego wartości, a dochód do opodatkowania jest w efekcie dużo niższy, niż gdybyśmy z tej ulgi nie skorzystali.

Oczywiście wartość wydatków kwalifikowanych nie może przekraczać kwoty dochodu spółki, od którego ją odliczamy, ale mamy 6 lat na ujęcie nierozliczonych wydatków w kolejnych rozliczeniach rocznych, a jeśli zastosujemy ulgę na innowacyjnych pracowników, o której wkrótce powiemy sobie więcej, będziemy mogli rozliczać te wydatki rok po roku. Często może to prowadzić do sytuacji, w której w danym roku spółka wcale nie zapłaci CIT !

Prześledźmy warunki, którymi obwarowana jest ulga B+R, abyś mógł zobaczyć, że startup z łatwością te warunki spełni.

Działalność badawczo-rozwojowa (warunek 1)

Ulga B+R przeznaczona jest dla podatników, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Jak zresztą sama nazwa wskazuje. Ta działalność złożona jest z kilku podstawowych elementów.

Po pierwsze, jest to działalność twórcza - zatem zmierza do tego, żeby powstał produkt, proces lub usługa, które są nowe lub ulepszone

Możesz zastanawiać się, co oznacza, że powstaje nowy produkt? Czy to powinien być produkt, którego dotąd wcale nie było na rynku? Otóż nie, sytuacja nie jest aż tak skomplikowana.

Gdyby Twoja spółka miała klienta, u którego istnieje już CRM, ale potrzebne jest jego rozwinięcie lub ulepszenie, to dopisanie kodu i udoskonalenie istniejącego systemu również spełnia przesłankę twórczej działalności B+R.

W uldze B+R twórczość to nie rocket science. Wystarczy tworzenie czegoś innowacyjnego z perspektywy Twojej oferty lub działalności Twojego klienta. Skoro tak, i nawet produkcja nowego aromatu do pączków jest działalnością B+R, to tym bardziej startup może z tej ulgi korzystać.

Kolejny element działalności B+R to systematyczność.

Działalność B+R musi być prowadzona w sposób systematyczny. Ta systematyczność oznacza prowadzenie działalności twórczej w sposób uporządkowany, czyli w oparciu o ustalony budżet, harmonogram, przez określony zespół pracowników. Bez wątpienia zgodzisz się ze mną, że stworzenie np. oprogramowania SAAS wymaga pewnych kroków, począwszy od analizy techniczno-biznesowej, przez uzgodnienie specyfikacji, proces developmentu, testy aż do ostatecznej fazy launchu Te fazy projektu spełniają wymóg systematyczności.

Ostatni element to powstawanie produktu (np. aplikacji) w ramach prac badawczo-rozwojowych.

Prace rozwojowe – rozumiane jako działalność obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Wniosek, który może Ci się nasunąć, to że dosłownie wszystko, co robi startup jest działalnością badawczo-rozwojową. Niestety jest to wniosek błędny. Przepisy mówią nam, że działalność obejmująca rutynowe i okresowe zmiany nie stanowi działalności badawczo-rozwojowej, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

To powoduje, że definicja działalności B+R nie obejmuje większości czynności wykonywanych już po zakończeniu prac nad oprogramowaniem, nie będących dalszym rozwijaniem tego oprogramowania. Przykładowo będą to:

  • maintenance i quality assurance
  • usługi serwisowe
  • szkolenia klienta w zakresie wdrożonych rozwiązań

Natomiast, co może być pewną pociechą, to że ulga B+R nie wymaga dla jej zastosowania, aby działalność badawczo-rozwojowa zakończyła się sukcesem. Startupy to ryzykowne i kosztowne projekty, które z różnych względów mogą upaść i nie dojdzie ostatecznie do komercjalizacji pomysłu, wciąż możesz dwukrotnie, a nawet trzykrotnie odliczyć koszty kwalifikowane, które poniosłeś na ten nieudany projekt.

Koszty kwalifikowane (warunek 2)

Cały mechanizm ulgi B+R opiera się na kosztach tzw. kwalifikowanych. To właśnie te koszty ulga faworyzuje i pozwala odliczać dwu lub trzykrotnie wtedy, gdy są one bezpośrednio związane z prowadzeniem działalności badawczo-rozwojowej.

Pierwszym kosztem kwalifikowanym w działalności startupu będą tzw. koszty pracownicze. Pod pojęciem kosztów pracowniczych należy tu rozumieć zarówno samo wynagrodzenie zasadnicze, jak i składki ZUS, składkę zdrowotną, premie, bonusy i nagrody oraz wszelkie benefity a nawet koszty szkoleń pracowników. Co niezwykle istotne, aby korzystać z ulgi B+R i odliczać potrójnie koszty pracownicze, spółka musi zatrudniać np. programistów na umowach o pracę, zlecenia lub dzieła. Wydatki na nabycie usług programistycznych na podstawie umów B2B nie mają charakteru kosztów kwalifikowanych.

Kolejnym istotnym kosztem kwalifikowanym są tzw. materiały i surowce. Branża np. IT ma swoje materiały i surowce - są to np. licencje, które nie są przez startup amortyzowane, czyli opłaty za oprogramowanie służące do tworzenia oprogramowania. Np. Charles Proxy wymaga zakupu klucza licencyjnego, który udostępnia się programistom.

Następnym kosztem kwalifikowanym jest sprzęt specjalistyczny, którego nie amortyzujemy. Mogą to być np.:

  • sprzęt komputerowy (komputery, laptopy)
  • urządzenia peryferyjne i akcesoria
  • tablety i smartfony niezbędne do testowania oprogramowania

Mniej oczywistym, ale również możliwym do pojawienia się w działalności startupu kosztem kwalifikowanym są usługi zewnętrzne od instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki. Może zdarzyć się, że będziesz rozwijał aplikację wymagającą wsparcia naukowego. Jeśli nabędziesz od instytucji naukowej wyniki badań, niezbędne do rozwoju aplikacji, również będą one kosztami kwalifikowanymi.

Podsumowując, w zasadzie większość kosztów związanych z wytwarzaniem oprogramowania to koszty kwalifikowane, które wymieniają przepisy o uldze B+R.

Ewidencja kosztów i dokumentacja projektu (warunek 3)

Podatnik, który chce rozliczyć ulgę B+R, musi w prowadzonej ewidencji rachunkowej wyodrębnić koszty kwalifikowane.

Największym wyzwaniem w tym kontekście są koszty pracownicze. Skoro bowiem kosztem kwalifikowanym może być jedynie koszt wynagrodzenia, które dotyczyło działalności badawczo-rozwojowej wykonanej przez danego pracownika, to co w sytuacji, gdy pracownik ten wykonywał też inne czynności, niebędące działalnością badawczo-rozwojową? Organy podatkowe mogłyby w tej sytuacji zakwestionować przypisanie całości wynagrodzenia do kosztów kwalifikowanych.

Jakie może być rozwiązanie tego problemu?

Popatrz jak poradziła sobie z tym spółka, której metodę zaaprobował w interpretacji indywidualnej Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Interpretacje indywidualne to pisma, w których na wniosek podatnika, organ podatkowy ocenia opisane przez niego postępowanie w kontekście obowiązujących przepisów. Innymi słowy, we wniosku o interpretację pytamy organ, czy poprawnie rozumiemy przepisy i czy nasze postępowanie jest z nimi zgodne.

Oto fragment interpretacji, opisujący jak jeden - w tym przypadku - software house rozwiązał problem podziału wynagrodzeń na części związaną i niezwiązaną z działalnością B+R.

„W celu realizacji projektów IT Spółka m.in. zatrudnia na podstawie umów o pracę pracowników na stanowiskach deweloperów, grafików, testerów oraz innych specjalistów, którzy w ramach swoich obowiązków wykonują czynności z zakresu tworzenia oprogramowania. Osoby te w ramach prac rozwojowych zajmują się w szczególności przygotowywaniem koncepcji, specyfikacji, analiz, scenariuszy testowych oraz programowaniem, tj. tworzeniem kodów źródłowych i prototypowaniem. Ponadto, w proces rozwojowy opracowania Oprogramowania włączone są osoby sprawujące nadzór nad pracownikami zaangażowanymi w projekty - tzw. project managerowie, które dają im wsparcie merytoryczne. _
_
_Spółka ponosi koszty pracownicze obejmujące m.in.:

_ wynagrodzenie zasadnicze, w tym zdaniem sądów (np. Wyrok I SA/GI 307/21 ) wynagrodzenie za czas urlopu i przebywania na zwolnieniu lekarskim oraz dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych _
_ składki z tytułu ubezpieczeń społecznych _
_ premie, bonusy i nagrody _
_
W stosunku do pracowników zaangażowanych w prace rozwojowe nad tworzeniem oprogramowania prowadzona jest, w formie elektronicznej, ewidencja czasu pracy. Ewidencja prowadzona jest w podziale na poszczególne projekty realizowane przez Spółkę i pozwala określić czasochłonność opracowywania poszczególnych elementów Oprogramowania (tj. Ilość czasu pracy poszczególnych pracowników poświęconego nad tworzeniem oprogramowania). _

_Ewidencja nakłada na pracownika obowiązek bieżącego raportowania ilości godzin poświęcanych w danym okresie na poszczególne zadania w ramach tworzenia oprogramowania, wraz z przypisaniem do konkretnego stworzonego fragmentu kodu. Spółka zbiera takie dane w ramach systemu do zarządzania projektami. W opisanej Ewidencji nie wskazuje się natomiast ilości godzin odnoszącej się do czynności niezwiązanej z działalnością rozwojową. _
_
Na podstawie ewidencji oraz danych z systemów do zarządzania projektami, Spółka jest w stanie określić, ile godzin zostało poświęconych przez danego pracownika na działalność badawczo-rozwojową nad danym oprogramowaniem. _

Ewidencja opisana powyżej pozwala zatem ustalić ilość czasu pracy poświęconego przez poszczególnych pracowników na realizację prac rozwojowych nad oprogramowaniem, w całkowitym czasie pracy wykonywanej przez nich w trakcie danego miesiąca”.

Taka pomocnicza ewidencja, jaką wdrożyła spółka w tym przykładzie, pozwala księgowemu prowadzącemu ewidencję rachunkową na wyodrębnienie części wynagrodzeń, która jest powiązana z działalnością B+R, a w efekcie stanowi koszty kwalifikowane. Zagadnieniem problematycznym w tym zakresie jest ujmowanie jako kosztów kwalifikowanych części wynagrodzeń za okres urlopów, nieobecności i choroby pracowników. Pojawiły się dotychczas wyroki sądów, które wskazują, że jest dopuszczalne zaliczenie tych części wynagrodzeń do kosztów kwalifikowanych. Jednak US często mają na ten temat inne zdanie, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wystąpienie z takim pytaniem o wydanie interpretacji indywidualnej KIS.

Aby poszerzyć swoją wiedzę odnośnie ewidencji, polecam Ci zapoznać się z Objaśnieniami Ministerstwa Finansów w zakresie ewidencji czasu pracy. Minister Finansów w Objaśnieniach wskazał, że oprócz kalkulacji czasu pracy poświęconego na wytwarzanie oprogramowania, ewidencja powinna zawierać również:

  • opis projektu,
  • czas rozpoczęcia i zakończenia projektu,
  • wykaz osób zaangażowanych w pracę w poszczególnym projekcie,
  • wykaz prac stworzonych w danym projekcie z imiennym przyporządkowaniem do konkretnej osoby wykonującej daną pracę.

Oprócz wdrożenia rozwiązań, które pozwolą poprawnie prowadzić ewidencję kosztów kwalifikowanych warto prowadzić również tzw. teczkę projektu. Nie jest to wymóg ustawowy, jednak rekomenduję stosowanie takiego rozwiązania, aby w razie potrzeby łatwo wykazać, że dany projekt faktycznie był projektem o cechach działalności badawczo-rozwojowej.

Z czego składa się taka teczka?

Warto w niej zgromadzić zwykłą dokumentację projektową, np. zakresy pracy, harmonogramy prac, dokumentacja techniczna.

Ulga na innowacyjnych pracowników

W 2022 r. pojawiła się dla rynku innowacji nowa szansa ułatwień podatkowych w postaci tzw. ulgi na innowacyjnych pracowników. Nie jest to pełnoprawna ulga per se, a raczej przedłużenie ulgi badawczo-rozwojowej. Stosujemy ją w sytuacji, w której w danym roku podatkowym nie osiągniemy wystarczającego dochodu aby rozliczyć pełną kwotę wyliczonej ulgi B+R.
Jak bowiem pamiętasz, wartość wydatków kwalifikowanych nie może przekraczać kwoty dochodu spółki, od którego ją odliczamy.
Dotychczas spółki miały możliwość odliczać te nieujęte koszty dopiero od dochodów wypracowanych w kolejnych 6 latach podatkowych, lecz ulga na innowacyjnych pracowników polega na tym, że wartość nierozliczonej ulgi B+R w poprzednim roku podatkowym odliczamy w następnym roku na bieżąco od wynagrodzeń pracowników, a konkretnie od zaliczek na PIT pobieranych od wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w prace B+R. Dlatego mówię, że ulga na innowacyjnych pracowników jest niejako przedłużeniem ulgi B+R, ponieważ daje szybszy dostęp do oszczędności podatkowych związanych ze stosowaniem ulgi B+R.

W następnym rozdziale tej części handbooka pogłębiamy tematykę optymalizacji podatkowej. Jeśli przeczytana treść jest dla Ciebie interesująca i pomocna, zachęcam do dalszej lektury :)