Co zawrzeć w umowach, żeby rozwiązać spór bez udziału sądu?

Last updated on 17 lis 2023

W poprzednim wpisie tej części handbooka omówiliśmy sobie temat wchodzenia w dialog z sądem w treści umowy. Innymi słowy, jak konstruując umowę można skutecznie wpłynąć na jej interpretację przez sąd w razie sporu sądowego. W biznesie jednak spór sądowy - długi i kosztowny - jest przykrą ostatecznością, więc obu stronom zależy na jego uniknięciu.

Musisz więc wiedzieć, że istnieją zapisy umów, których używamy, żeby do sporu sądowego nie doszło.

Po pierwsze, używamy w umowach tzw. klauzuli renegocjacyjnych.

Klauzule renegocjacyjne

Można je podzielić na 3 typy:

→ salwatoryjne
→ adaptacyjne
→ o próbach ugodowych

Zawsze wprowadzamy do umowy, najbardziej standardową, klauzulę salwatoryjną, w której strony zobowiązują się podejmować negocjacje, gdyby była potrzeba zastąpić nieważne postanowienia umowne innymi, skutecznymi.

przykłady:

„W zakresie postanowień nieważnych strony podejmą negocjacje w dobrej wierze w celu opracowania nowych postanowień, które będą ważne i które będą odzwierciedlały intencje stron zawarte w nieważnych postanowieniach”.

„Strony podejmą negocjacje w dobrej wierze w celu zastąpienia postanowień uznanych za nieważne lub niewykonalne, o ile to możliwe, postanowieniami alternatywnymi z zachowaniem gospodarczego celu Umowy oraz pierwotnej woli i intencji Stron”.

Można też, oprócz klauzuli salwatoryjnej skorzystać z tzw. klauzuli adaptacyjnej- taka klauzula to są postanowienia przewidujące podjęcie renegocjacji po to, żeby dostosować treść umowy do okoliczności faktycznych lub prawnych, które uległy zmianie po zawarciu umowy.

przykłady:

„ W razie zmian w zakresie stanu prawnego lub faktycznego, mających związek z postanowieniami niniejszej Umowy, Strony zobowiązują się do podjęcia w dobrej wierze jej renegocjacji pod kątem dostosowania umowy do nowych okoliczności”.

„Jeżeli po zawarciu umowy dojdzie do istotnej zmiany cen, strony zobowiązują się podjąć, na żądanie każdej ze stron, negocjacje w celu dokonania zmiany ceny. W razie braku porozumienia Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od umowy”.

I ostatnie, to są klauzule o próbie ugodowej, czyli po prostu zażegniania sporu w drodze negocjacji.

przykład:

„W przypadku jakiegokolwiek sporu dotyczącego interpretacji lub wykonania umowy, Strony podejmą w dobrej wierze negocjacje w celu jego rozstrzygnięcia. W braku porozumienia, Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla miejsca wykonania umowy”.

„W razie powstania sporu w związku z Umową bądź jej naruszeniem, Strony dołożą starań w celu rozwiązania go w terminie 20 dni od daty zaistnienia w drodze negocjacji”.

Pamiętaj, że taka klauzula jest zobowiązaniem, jak każde inne. Więc nie można sobie tak wpisać jej z czapy, a potem o tym zapomnieć i iść w spór, bo zobowiązaliśmy się negocjować w celu zmiany umowy albo zawarcia ugody. Ta ugoda albo zmiana może nie dojść do skutku, ale musimy spróbować ją z drugą stroną wypracować.

Co z tego wynika?

Że klauzula renegocjacyjna jest umową w umowie, a naruszenie obowiązku negocjowania, który z niej wynika, może być niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania. Efekt tego jest taki, że możemy z tego tytułu ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą kontraktową.

Ta odpowiedzialność polega na naprawieniu szkody, a taką szkodą są przede wszystkim koszty poniesione na negocjacje, jak np. koszty przygotowania projektu nowych postanowień, ale też korzyści utracone w związku z wdaniem się w negocjacje ( np. korzyści, które strona mogłaby odnieść, zawierając umowę alternatywną z innym kontrahentem, zamiast podejmować próby renegocjowania i poświęcać na to czas). Odpowiedzialność odszkodowawcza polega na tym, że będziesz zobowiązany pokryć klientowi koszty poniesione na negocjacje albo straty związane z rezygnacją ze współpracy z innym kontrahentem.

Dobrym zabezpieczeniem przed pozornymi negocjacjami, czyli takimi gdy kontrahent negocjuje bez zamiaru dojścia do ugody, jest zastrzeganie kary umownej na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązku negocjacji.

Żeby uniknąć sprawy sądowej, możemy też wprowadzić do umowy klauzulę odstąpienia od umowy.

Klauzula odstąpienia od umowy

Mogą w trakcie współpracy kontrahentów, np. Wykonawcy systemu IT i Zamawiającego startupu pojawić się zgrzyty, w których któraś ze Stron uzna, że nie chce renegocjować umowy, tylko chce z niej wyjść.

Co się dzieje, kiedy jedna ze stron użyje odstąpienia od umowy?

Art. 395 § 2 KC mówi nam, że w sytuacji odstąpienia „umowa uważana jest za niezawartą”. Skutek tego jest taki, że każda ze stron jest wtedy zobowiązana zwrócić tej drugiej dotychczasowe świadczenia.

Wygląda to wtedy np. tak:

„ 1. W razie wykonania przez Zamawiającego umownego prawa odstąpienia od umowy z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca, oświadczenie o odstąpieniu ma skutek w stosunku do całej umowy. W takim przypadku:

1) Zamawiający zwróci Wykonawcy lub usunie w sposób uniemożliwiający produkcyjne wykorzystanie wszelkie przekazane przez Wykonawcę Produkty lub inne świadczenia, a Wykonawca zobowiązany będzie zwrócić otrzymane Wynagrodzenie w terminie ……………… dni od daty otrzymania oświadczenia Zamawiającego o odstąpieniu od umowy.”

Może być jednak tak, że startup chce zachować dotychczas wykonane prace i np. powierzyć ich rozwój innemu kontrahentowi.

Jest tu możliwość pewnej wariacji klauzuli umownej o odstąpieniu, tzn. przewidzenie w umowie, że odstąpienie dot. tylko niektórych skutków umowy.

Taki wariant zapisu o odstąpieniu nazywa się odstąpieniem częściowym w odniesieniu do produktów nieodebranych.

Wygląda on tak:

„ 1. W razie wykonania przez Zamawiającego umownego prawa odstąpienia od Umowy z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca, Strony uzgadniają, że oświadczenie o odstąpieniu - o ile Umowa dalej wyraźnie nie stanowi inaczej - ma skutek wyłącznie do nieodebranych Produktów."

Najczęściej wśród przesłanek, od których strony uzależniają powstanie uprawnienia do odstąpienia są:

→ okoliczności, które stanowią nienależyte wykonanie zobowiązania, czyli np. system jest pisany niezgodnie ze specyfikacją, nie spełnia wymagań
→ zawiniony brak spełnienia świadczenia w ściśle określonym terminie
→ rożne okoliczności mające cechy zdarzenia przyszłego i niepewnego, np. wycofał się inwestor Zamawiającego

Wszystkie te przypadki są zastrzeżeniem prawa do odstąpienia pod warunkiem zawieszającym, czyli jak zdarzy się A, to niejako aktywuje się prawo do odstąpienia.

Podsumowując, strony powstanie lub wygaśnięcie umownego prawa odstąpienia mogą uzależnić od warunku, w tym od warunku polegającego na określonym zachowaniu jednej ze stron umowy.

Klauzula odstąpienia częściowego w odniesieniu do produktów nieodebranych ma zastosowanie w przypadku umów wdrożeniowych, czyli umów na wykonanie programu komputerowego, czy to systemu, czy aplikacji. Nie można jej zastosować w przypadku np. usług serwisowych. Jednak również przy usługach serwisowych można zastosować podobne rozwiązanie, które nazywamy klauzulą wypowiedzenia…

Klauzula wypowiedzenia

W umowach serwisowych, w przeciwieństwie do umów na wykonanie aplikacji, nie mamy instytucji odstąpienia, tylko wypowiedzenie. Wynika to z tego, że mamy tu do czynienia ze świadczeniem o charakterze ciągłym - serwis polega na pozostawianiu w gotowości do naprawy np. błędów w aplikacji. Z tego powodu trudno mówić o zwracaniu sobie czegokolwiek przez strony, jak byłoby w przypadku odstąpienia. Poza tym, wypowiedzenia wiążą się z pewnym okresem, w którym po wypowiedzeniu strony jeszcze ze sobą współpracują i jest to ważny element dający stronom pewien komfort: dla Wykonawcy oznacza, że nie straci z dnia na dzień klienta, a dla startupu, że nie straci z dnia na dzień serwisu swojego systemu informatycznego.

Jeśli strony nie wpiszą okresu wypowiedzenia w umowie, to nadal pozostaną im do dyspozycji terminy wypowiedzenia określone w ustawach albo zwyczajowe dla danej branży.

Więc wypowiedzenia nie można całkowicie wyłączyć, ale czy można je w jakiś sposób ograniczyć? Zamawiającemu może zależeć na dłuższym okresie trwania tej umowy, bo znalezienie nowego serwisanta dla dedykowanego systemu który został stworzony przez Wykonawcę jest co najmniej problematyczne.

W obrocie profesjonalnym, B2B, jednym ze sposobów ominięcia ograniczeń prawa w zakresie terminów wypowiedzień jest wprowadzenie do umowy zobowiązania do niewypowiadania jej ze względu na jakieś - ustalone przez strony - okoliczności. Czyli jeżeli będzie X to ja się zobowiązuję nie wypowiadać umowy. Jeżeli ustalone przez strony takie okoliczności wystąpią, a jedna ze stron jednak wypowie umowę, to poniesie wtedy odpowiedzialność odszkodowawczą. Dzięki temu strony mają komfort, że jeżeli w określonych okolicznościach umowa zostanie im wypowiedziana, to otrzymają pewną kwotę pieniężną.

Poza tym, można określić w umowie termin wypowiedzenia przez wskazanie od jakiej chwili obowiązywania umowy jej wypowiedzenie jest dopuszczalne i to nie narusza bezwzględnie obowiązującej normy z art. 365 KC.

Ale niestety, jest w tematyce wypowiedzenia umów jeszcze inny przepis niż 365 - przepis art. 746 § 3 KC, który decyduje nam o tym, że niezależnie od tego jak napiszemy klauzulę o wypowiedzeniu, zawsze będzie ryzyko, że można umowę wypowiedzieć bez odpowiedzialności odszkodowawczej jeśli wystąpią ważne powody. Ten przepis działa bezwzględnie, a o tym, co to właściwie są te ważne powody i czy one w sprawie wystąpiły koniec końców decyduje sąd już w sporze sądowym.

Dlatego jednym z tematów negocjacji umowy powinny być właśnie te ważne powody, bo strony z reguły chcą je wymienić w umowie w formie katalogu ważnych powodów umożliwiających niezwłoczne wypowiedzenie. To porządkuje ich relację i odzwierciedla na czym im zależy. Zawsze Wykonawca, czyli np. software house wykonujący aplikację chce, żeby ważny powód do wypowiedzenia był jak najcięższy, tzn. żeby to było coś naprawdę nie okej z jego strony, a Zamawiający nalega na uznanie jak najlżejszych sytuacji za ważne i dające mu prawo do wypowiedzenia. Dla Wykonawcy ważnym powodem do skorzystania z wypowiedzenia będzie np. nie uiszczenie transzy wynagrodzenia w terminie albo brak współdziałania ze strony Zamawiającego. Dla Zamawiającego ważnym powodem będzie np. tworzenie systemu niezgodnie z udostępnioną Wykonawcy specyfikacją.

Wracając do regulacji wypowiedzenia, to najczęściej jednak, tzn. jest to standard w takich umowach, gwarancją bezpieczeństwa dla stron umów serwisowych jest wynegocjowanie odpowiednio długiego terminu wypowiedzenia. To może być pół roku, rok, dwa lata. Tyle czasu, ile strony uzgodnią, że Zamawiający potrzebuje na wdrożenie nowego systemu albo pozyskanie utrzymania innej firmy, która podejmie się zapoznać z istniejącym systemem, a dla Wykonawcy taki termin będzie akceptowalny.

Przykładowo takie zapisy wyglądają w ten sposób:

Każda ze Stron jest uprawniona do wypowiedzenia Umowy z zachowaniem terminu wypowiedzenia o długości X ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
Wykonawca jest uprawniony do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym w następujących przypadkach:
Zamawiający jest uprawniony do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym w następujących przypadkach:
Oświadczenie o wypowiedzeniu powinno mieć formę ……………. i zostać doręczone poprzez ustalony kanał doręczenia.

Pamiętaj jednak, że są też przykłady zobowiązań o charakterze ciągłym, w przypadku których wypowiedzenie jest niedopuszczalne - np. w odniesieniu do zobowiązania do nieujawniania i nieprzekazywania innym podmiotem oraz niewykorzystywania do własnych celów informacji pozyskanych z zastrzeżeniem ich poufności np. w trakcie negocjacji.

Podsumowanie

Klauzule renegocjacyjne oraz klauzule odstąpienia i wypowiedzenia umowy są niezwykle ważne w świecie biznesu z 4 kluczowych powodów:

Zapewnienie elastyczności: Biznes operuje w dynamicznym środowisku, gdzie zmieniają się warunki rynkowe, technologia, preferencje klientów i prawo. Klauzule renegocjacyjne pozwalają firmom na modyfikację warunków umowy, gdy zmienia się otoczenie biznesowe, co umożliwia lepsze dostosowanie się do nowych okoliczności.
Zarządzanie ryzykiem: Umowy, które zawierają klauzule umożliwiające odstąpienie lub wypowiedzenie, pozwalają firmom na wyjście z umowy w przypadku, gdy warunki stają się niekorzystne lub gdy cel biznesowy umowy nie jest już osiągalny. Daje to firmom większą kontrolę nad ryzykiem i zmniejsza potencjalne straty.
Ochrona prawna: W przypadku sporów prawnych lub niespełnienia warunków umowy przez jedną ze stron, klauzule te stanowią jasne ramy prawne dla rozwiązania umowy. Umożliwiają one także renegocjację warunków umowy bez konieczności jej rozwiązywania i ponownego negocjowania od podstaw.
Zapewnienie ciągłości działalności: W biznesie ważna jest ciągłość i stabilność operacyjna. Klauzule renegocjacyjne i odstąpienia pozwalają firmom na dostosowanie umów do zmieniających się okoliczności bez przerywania bieżących operacji.